展览业的发展离不开产业与市场两大因素所谓产业就是展览题材所涉及的产品制造业；而市场则是展览展示所在区域，也就是参展商销售的目标市场或主要目标市场。展览组织实践表明，展览产业主题定位准确的优势将有利于招展，目标市场的优势则有利于招商；相比产业优势而言，市场优势对展览业的影响及促进作用更大。其因在于展商投入很多经费参加展览主要是为了拓展销路和市场，如果专业观众很少，或者专业观众的质量不高，展商参展的信心就会大打折扣。因此，专业观众（买家或客户）是展览的生命线，展览的成功与否其本质就在于观众组织的成效，而不是一味提高展商的数量。展览若出现观众在质量和数量上的莠缩，展览发展就会出现相应困难。
在明确展览题材及主办展览的宗旨后，展览展示组织机构应将工作的重点集中在有效的观众组织上。成功展览的重要标志取决于观众的数量与质量是否与展览品牌的成长相适，积极做好展览的观众组织及相关服务是对参展商的一项最基本服务。
香港贸发局办展的成功秘诀在于建立了世界一流的展览客商数据库，靠专业技术、严格管理造就了亚洲最大的玩具展、电子产品展等国际专业展。其中有两条重要经验值得借鉴
1、将展览观众作为展览最重要的源进行管理与开发。
香港贸发局的实践证高质量且数量不断增长的展览观众，促进展览规模效应与性价比不断升值，也促进展览现场广告空间价值的急剧攀升。2、提供展览足够的展位，但避免为增加收益而盲目扩大展览规模。
而是视市场的需要，逐年增加参展商人数，以便让专业观众与参展商人数成正比。使展览规模与观众人数实现同步增长。保障参展商有生意可做，提升展览展示发展的后劲。
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