一般情况下，每一个订光地的参展商，都必须在规定时间内提交终的展位设计图和指定地衣搭建商的申请表，应当供当地小方部门和展厅审核。双层展位建设需经审核批准，所有双层高技术交易会展位的施工设计图纸必须由有资质的设计师签字。
为方便场馆内所有建筑商和参展商的管理，有效控制参展商数量，建筑商必须在规定时间内办理施工手续，如施工期间办理建筑工人证等参展商入场通行证，展览和出口。此外，在规定时间内完成高交会展台建设，同时获得场馆工作组的安全检查。如需整改，必须立即按现场函要求执行。
为了对展厅进行统一管理，一般安排施工人员在展览前三天施工。值得注意的是，展览通常每天为建筑商提供10小时的时间来建造展厅。施工单位如需加班建设展厅，必须在当天向展览现场管理办公室提出申请，并按参展函的规定支付加班费。
虽然展览时间可能只有几天，甚至更短，但展示策划一个比较好的展位效果离不开这些重要的过程。无论是展商还是高交会展台搭建设计搭建商都需要充分了解整个过程，为展商提供更多更好的宣传舞台，因此一个专业成熟的高交会展台搭建设计搭建商就显得尤为重要的。
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